How decisions are made regarding weather-related school closings, delays and early dismissals

(Spanish version below)

As we reach the midpoint of the winter season, I’d like to inform you as to how decisions are made regarding whether to have school or not due to inclement weather. Our District staff understands that our decision to open or close schools in bad weather has a big effect on families. We also understand that our students are better served – both academically and socially – by being in school. But, as always, our top priority is the safety of our students.

How Do We Make Our Decisions?
Please understand that we make the decision to open or close the schools in bad weather based on a careful analysis of all relevant factors, such as:

– Information on road conditions from our transportation staff and the City of Marshalltown. Amount of snow and ice accumulated.
– Forecast – whether precipitation is continuing. We pay particular attention to information coming directly out of the National Weather Service office.
– Building conditions (such as whether we have electricity and heat)
Parking lot conditions. Administrators talk to maintenance and custodial staff members who are responsible for clearing and treating school parking lots and sidewalks.
Temperature and wind chill. This is an extremely important consideration as some of our students walk to school and some must wait outside for the bus. Once wind chills reach -25 degrees and/or raw temperatures approach -15 degrees we begin to have serious consideration as to whether a late start or early dismissal may be advisable or whether or not school should be held.
– Weather predictions. We prefer not making our decision based on weather predictions, which are not always accurate. Sometimes this is unavoidable and in doing so we’d rather error on the side of safety.
What other area school districts are doing. We share information and consult with other local school districts and check whether they are opening or closing. As most are aware, the Marshalltown Community School District is much more urban (city) than rural. This is significantly different than all of our neighboring school districts that are comprised of mostly rural residences and roads. For this reason, there is the possibility that our schools may be in session when other surrounding districts are not.

Who Makes the Decision?
As superintendent of schools, I am responsible for the final decision, based on the above factors and recommendations from our Directors of Transportation and Buildings & Grounds.

How Is The Public Notified?
Immediately when a decision is made, we notify the public in several different ways. Notifications are posted on the MCSD website, www.marshalltown.k12.ia.us, on the District Facebook and Twitter pages, emails are sent to all parents through Infinite Campus (Campus Portal) and local media also receive notifications to post. When there is an early dismissal, we will also use phone call notifications. We are looking at ways to text message parents district wide as well for the future.

When Is The Decision Made?
My goal is to have a decision made no later than 5:30 a.m. so we can notify parents through our District messaging system, media through radio and television, and post the decision on our website. If I wait longer to announce a closing, some parents may have already left for work, leaving their children unsupervised.

Will We Close School If Conditions Worsen?
Keep in mind that, even if conditions worsen, we cannot reverse our decision in the morning without endangering students. Once we make the decision to open the schools, many parents rely on it and leave for work. If we then send students right back home, many will return to unsupervised bus stops and empty houses. If conditions get worse during the school day, we may need to have an early dismissal, but we will give adequate notice to all parents first.

Although my staff and I do our absolute best in this process, we know that often no perfect decision exists. If you do not feel as though it is safe for your child to attend school, use your best judgment on whether he or she should attend. Also, discourage teenagers from driving in bad conditions and offer them alternatives if weather conditions worsen.

I hope that this explanation helps everyone understand the process that our district staff use to make the best possible decision for all in our District.

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Dr. Theron J. Schutte, Superintendent
Marshalltown Community School District

 

 

 

 

 

SPANISH

Mientras alcanzamos el punto medio de la temporada de invierno, me gustaría informarles como las decisiones son hechas acerca del clima de cancelar clases o no debido al mal tiempo. Nuestro personal de distrito entiende que nuestra decisión de abrir o cerrar la escuela en mal tiempo tiene un gran efecto en las familias. También entendemos que nuestros estudiantes son servidos mejor – académicamente y social – estando en la escuela. Pero, como siempre nuestra primera prioridad es la seguridad de nuestros estudiantes.

¿Cómo hacemos nuestras decisiones?

Por favor entienda que hacemos nuestras decisiones de abrir o cerrar la escuela en mal tiempo basado en un análisis de todos factores relevantes, así como:

  •         Información sobre la condición de la carretera de nuestro personal de transporte y de la ciudad de Marshalltown. Cantidad de nieve o hielo acumulado.
  •         Pronóstico – si la precipitación del clima continúa. Nosotros ponemos atención particular en información que viene de la oficina del servicio meteorológico nacional.
  •         Condiciones del edificio (si tenemos electricidad y
  •         Condiciones del estacionamiento. Los administradores hablan con mantenimiento y personal que son responsables de limpiar y atender el estacionamiento y las banquetas.
  •         Temperatura y viento. Esto es una consideración extremadamente importante ya que algunos de nuestros estudiantes caminan a la escuela y algunos tiene que esperar el autobús afuera. Una vez que la temperatura del viento alcance grados de -25 y/o temperaturas alcancen grados  de -15 empezamos a tener serias consideraciones de empezar clases tarde o tener salida temprana o sostener clases.
  •         Predicciones del tiempo. Preferimos no hacer nuestras decisiones basadas en predicciones del tiempo, que no siempre son correctas. En ocasiones esto no se puede evadir y preferimos estar al lado de la seguridad.
  •         Lo que otras escuelas en el área están haciendo.  Nosotros compartimos información y consultamos con otros distritos escolares locales y revisamos si ellos van a abrir o cerrar. Ya que muchos están consiente que el distrito escolar de Marshalltown es más urbano (ciudad) que rural. Esto es significativamente diferente a nuestros vecinos de otros distritos escuelas que son compuestos de residencia rural y carreteras. Por esta razón hay la posibilidad de que nuestras escuelas estén en sesión mientras otros distritos no.

¿Quién hace la decisión?

Como superintendente de las escuelas soy responsable de tomar la última decisión, basado en los factores mencionados y recomendaciones de los directores de transportación y el mantenimiento de la propiedad.

¿Cómo es el público notificado?

En cuanto la decisión es hecha, inmediatamente notificamos al público en diferentes maneras. Notificaciones son puestas en el sitio de web, www.marshalltown.k12.ia.us, en la página de Facebook y Twitter del distrito, correo electrónicos son enviados a padres mediante Infinite Campus (Campus Portal) y los medios de comunicación locales también reciben notificación de publicar.  Cuando tengamos salida temprana también notificamos por llamadas. Estamos viendo en maneras de mandar mensajes de texto a padres en el futuro.

¿Cuándo es la decisión hecha?

Mi meta es de hacer una decisión no más tarde le las 5:30 am para notificar padres mediante nuestro sistema del distrito, comunicación mediante el radio o televisión y publicar la decisión en nuestro sitio de web. Si esperamos más tiempo para anunciar, habrá la posibilidad que algunos padres ya se hayan ido a trabajar dejando a sus niños sin supervisión.  

¿Cerraremos la escuela si el clima empeora?

Tengan en mente que si el clima empeora, no podemos hacer lo contrario de nuestra decisión en la mañana sin poner los estudiantes en riesgo.  Una vez que hagamos la decisión de abrir la escuela muchos padres confían en ella y se van al trabajo. Si mandamos a los estudiantes a casa, muchos regresaran a paradas de camión sin supervisión y a casas vacías.  Si las condiciones empeoran durante el día escolar habrá la posibilidad de tener salida temprana, pero daremos notificación a todos los padres primero.

Aunque mi personal y yo hacemos lo mejor que podemos en este proceso sabemos que muy seguido no existe una decisión perfecta. Si usted siente que no es seguro que asista a la escuela su hijo use su mejor criterio si el o ella debe asistir. También desanime que manejen sus adolescentes en malas condiciones y ofrezca alternativas si el clima empeora.  

Espero que esta explicación ayude a todos entender el procedimiento que nuestro personal del distrito usa para hacer la mejor decisión para todo nuestro distrito.  

Superintendente, Dr. Theron J. Schutte

Distrito Escolar de la Comunidad de Marshalltown

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